Politique de confidentialité

Bienvenue chez NousTalk ! Le présent Avis de confidentialité décrit comment les renseignements personnels sont collectés, utilisés et stockés lors de l'utilisation de la plateforme de gestion de clinique par NousTalk Software Inc. (« NousTalk » ou « nous » ou « notre ») et lors de l'utilisation de nos sites Web et ressources en ligne. Nous désignons notre plateforme, nos sites Web et nos ressources en ligne comme les « Services ».

Dans le présent Avis, nous utilisons le terme « Abonné » pour désigner toute personne qui s'est abonnée et a payé pour l'utilisation de notre plateforme de gestion de clinique (par exemple, une clinique de santé ou un praticien de la santé), et inclut également leurs sous-utilisateurs individuels.

Nous utilisons les termes « vous » et « votre » pour désigner tout utilisateur individuel de nos Services, tel qu'un praticien, un membre du personnel ou un client d'un Abonné, ou une personne qui navigue ou utilise nos sites Web et ressources en ligne.

Nous utilisons le terme « Client » pour désigner toute personne qui interagit avec la plateforme de gestion de clinique de NousTalk pour réserver ou utiliser les services d'un Abonné.

Avis aux clients

Si vous êtes un Client dans l'une de nos cliniques ou chez l'un de nos praticiens Abonnés, votre clinique ou praticien contrôle vos renseignements de client, y compris vos coordonnées, vos détails de facturation et vos dossiers de client. La seule exception est si vous créez un compte pour prendre des rendez-vous en utilisant l'application mobile NousTalk, vos identifiants d'authentification NousTalk ID (identifiant utilisateur ou courriel et mot de passe) sont contrôlés par NousTalk. Veuillez contacter votre clinique ou praticien pour toute question concernant vos renseignements de client ou contacter NousTalk pour toute question concernant la gestion de vos renseignements d'authentification NousTalk ID. Consultez la section intitulée Données des clients ci-dessous pour plus d'informations.

Pourquoi NousTalk collecte des renseignements personnels

NousTalk collecte des renseignements personnels afin de fournir nos Services à nos Abonnés et à leurs utilisateurs, pour nos propres fins commerciales (telles que la gestion de votre abonnement et de vos paiements), pour en apprendre davantage sur l'utilisation de nos Services (pour l'amélioration, l'accessibilité et le contenu pertinent), et pour vous fournir des informations sur nos Services, y compris les fonctionnalités et les promotions. Nous ne collectons que le minimum de renseignements personnels nécessaires à ces fins. Nous ne vendons ni n'échangeons de renseignements personnels, et nous ne partagerons vos renseignements personnels avec des tiers que de la manière décrite dans le présent Avis de confidentialité.

Renseignements que NousTalk collecte auprès de vous

Coordonnées

Nous collectons vos coordonnées, telles que votre nom, votre adresse courriel et votre organisation, lorsque vous remplissez nos formulaires en ligne ou configurez votre compte utilisateur pour nos Services. Nous utilisons vos coordonnées pour activer votre compte utilisateur, vous donner accès aux Services et vous envoyer des avis concernant votre compte utilisateur. Nous pouvons également utiliser vos coordonnées à des fins de marketing, telles que des courriels promotionnels, du publipostage et des contacts de vente.

Utilisations :

Désabonnement : Vous pouvez vous désabonner de nos communications marketing à tout moment en vous désabonnant ou en nous contactant à support@noustalk.com.

Veuillez noter qu'à l'exception des adresses courriel utilisées dans les identifiants d'authentification, NousTalk ne collecte ni ne gère les coordonnées des clients, ni aucune communication marketing ou autre entre un Abonné et ses clients.

Renseignements d'authentification du client

Nous collectons vos identifiants d'authentification (identifiant utilisateur ou courriel et mot de passe) (« Renseignements d'authentification du client ») lorsque vous créez un compte pour vous connecter, réserver et obtenir des services auprès d'une ou plusieurs cliniques Abonnées en tant que Client. Nous gérons le processus d'authentification pour vous permettre d'utiliser les mêmes identifiants d'authentification pour les différentes cliniques Abonnées avec lesquelles vous choisissez d'avoir un compte.

Objectif : Gérer le processus d'authentification pour permettre l'utilisation des mêmes identifiants dans différentes cliniques Abonnées.

Renseignements de facturation

Lorsqu'un Abonné s'abonne à nos Services, nous lui demandons également de fournir des informations de carte de crédit pour traiter les paiements. Nous ne conservons pas vos informations de carte de crédit. Les informations de carte de crédit sont fournies directement à notre processeur de paiement qui est conforme à la norme PCI. Nous recevons un « jeton » du processeur de paiement qui remplace les informations sensibles et agit comme un identifiant non sensible qui peut être utilisé par le processeur de paiement pour référencer vos informations de carte de crédit lorsque des paiements futurs doivent être traités.

Nous ne conservons pas les informations de carte de crédit. Elles sont fournies directement à notre processeur de paiement conforme PCI. Nous recevons uniquement un jeton.

Note : Le jeton agit comme un identifiant non sensible pour les paiements futurs.

Informations de journal et d'appareil

Lorsque vous accédez à nos Services et les parcourez, nous collectons des informations sur la façon dont vous accédez à nos Services, telles que votre connexion Internet ou réseau mobile, votre navigateur ou le type d'appareil mobile que vous utilisez (le cas échéant). Nous utilisons ces informations de journal et d'appareil pour identifier comment nos Services sont accessibles et utilisés afin de les optimiser pour les types de connexions, navigateurs et appareils utilisés.

Objectif : Optimiser les Services pour différents types de connexions, navigateurs et appareils.

Note : Ces informations ne sont pas utilisées pour faire du marketing ou envoyer des promotions au niveau individuel de l'utilisateur.

Témoins (cookies) et informations de suivi

Notre site Web utilise des témoins. Les témoins sont de petits fichiers de données qui sont téléchargés sur votre ordinateur ou appareil par un site Web. Votre navigateur Web vous permet de gérer les témoins via ses menus « paramètres » ou « options ». Vous pouvez modifier les paramètres de votre navigateur pour afficher un avertissement avant d'accepter un témoin ou pour refuser tous les témoins autres que les témoins essentiels requis pour le fonctionnement des Services. Vous pouvez également supprimer les témoins à tout moment; cependant, veuillez noter que certains témoins doivent rester en place pour utiliser certaines parties des Services. Nous utilisons également des balises Web, qui sont de minuscules objets graphiques intégrés dans une page Web ou un courriel qui nous permettent de déterminer si un utilisateur a consulté la page Web ou le courriel.

Nous utilisons les témoins et les balises Web :

Pour plus d'informations sur les témoins, consultez notre Politique sur les témoins.

Médias sociaux

Si vous vous connectez à nos Services en utilisant un service de connexion tiers, tel que Google, Facebook Connect ou Twitter, nous recevrons des renseignements personnels de ces services, tels que votre nom et votre adresse courriel, afin de pré-remplir nos formulaires en ligne. Nous incluons également des boutons « J'aime » et « Partager » des médias sociaux sur nos sites Web. Ces fonctionnalités peuvent collecter votre adresse IP et la page que vous visitez sur notre site Web. Elles peuvent également définir un témoin pour permettre à la fonctionnalité de fonctionner correctement. Vos interactions avec ces fonctionnalités sont régies par les politiques de confidentialité des tiers qui les fournissent.

Google Agenda

Si vous choisissez de connecter votre Google Agenda à nos Services, nous collecterons vos informations de calendrier auprès de Google aux fins d'afficher des « événements externes » sur votre horaire dans les Services et d'envoyer des notifications push. Nous ne collectons que les métadonnées de Google Agenda, qui incluent une liste de vos calendriers, l'heure de début, l'heure de fin et la durée des événements du calendrier, ainsi qu'un identifiant d'événement unique de Google. Nous ne collectons pas les titres des événements, les descriptions, les participants ou d'autres renseignements personnels. Si vous déconnectez votre Google Agenda des Services, nous supprimerons les identifiants Google, les métadonnées et tous les « événements externes » associés de nos Services. Veuillez noter que les API Google Workspace ne sont pas utilisées pour développer, améliorer ou former des modèles d'IA et/ou d'apprentissage automatique généralisés.

Base juridique (RGPD UE/RU)

Pour les renseignements personnels soumis au Règlement général sur la protection des données (RGPD), nous nous appuyons sur les bases juridiques suivantes pour collecter et utiliser vos renseignements personnels :

Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment. Lorsque nous utilisons vos renseignements personnels pour nos intérêts légitimes, vous avez le droit de vous opposer à cette utilisation. Voir ci-dessous sous Vos droits pour savoir comment retirer votre consentement ou vous opposer.

Si vous êtes un Client de l'une de nos cliniques Abonnées, veuillez contacter votre clinique ou votre praticien si vous avez des questions sur la base juridique de la collecte et de l'utilisation de vos renseignements personnels autres que vos renseignements d'authentification NousTalk ID, pour lesquels vous pouvez nous contacter. Nos Abonnés peuvent avoir une base juridique différente pour la collecte et l'utilisation des renseignements personnels d'un Client, comme la fourniture de soins de santé ou de traitements en tant que professionnel de la santé réglementé.

Données des clients

Description des données des clients

Les Abonnés utilisent notre plateforme de gestion de clinique pour collecter des renseignements personnels auprès de leurs clients et créer des dossiers clients. Ces dossiers peuvent inclure le nom, l'adresse, l'assurance maladie et les informations de facturation d'un client, les dossiers médicaux, l'historique des rendez-vous et d'autres données client (« Données des clients »). Ces informations sont parfois appelées « renseignements personnels sur la santé », « renseignements de santé protégés », « données concernant la santé » ou « données sensibles » selon l'emplacement des Abonnés et les lois sur la vie privée qui leur sont applicables. Si vous êtes un Client, les Données des clients sont collectées auprès de vous lorsque vous visitez votre clinique ou praticien Abonné et lorsque vous créez un profil ou prenez des rendez-vous avec la clinique Abonnée via notre service de réservation en ligne.

Rôle de l'Abonné

Les Abonnés conservent le contrôle exclusif des Données des clients et peuvent être désignés comme « dépositaire de renseignements sur la santé », « entité couverte » ou « responsable du traitement » selon leur emplacement et les lois sur la vie privée qui leur sont applicables. Les Abonnés déterminent :

Les Abonnés sont responsables du respect des lois et règlements régissant l'utilisation des Données des clients, et de la détermination de la base juridique de cette utilisation.

Rôle de NousTalk

NousTalk est un fournisseur de services aux Abonnés et peut être désigné comme "agent", "associé commercial" ou "sous-traitant" de l'Abonné. NousTalk stocke les Données des clients dans ses centres de données sécurisés et les met à la disposition des Abonnés et de leurs utilisateurs via notre plateforme de gestion de clinique. Par conséquent, à l'exception des Renseignements d'authentification du client, NousTalk n'a autrement aucun contrôle sur les Données des clients. NousTalk n'accédera aux Données des clients que sur les instructions de l'Abonné ou de ses représentants ou, dans de rares cas, lorsque cela est nécessaire pour prévenir ou résoudre des problèmes techniques, vos demandes d'assistance, ou si la loi ou une ordonnance du tribunal l'exige. Veuillez noter que pour que NousTalk puisse vérifier que nous avons un véritable consentement pour accéder à votre compte et à ses données, nous pouvons vérifier la personne qui demande cet accès. Nous pouvons stocker et accéder à des données d'utilisation non identifiables dans le cadre de la gestion de votre abonnement et de vos licences.

Données d'authentification du client

Dans l'intérêt de faciliter une expérience plus pratique et complète aux Clients, NousTalk permet aux Clients d'utiliser leurs Renseignements d'authentification du client pour se connecter, réserver et obtenir des services auprès de plusieurs Abonnés; l'identifiant utilisateur, le courriel, le numéro de téléphone et le mot de passe pour ces comptes unifiés utilisés par les Clients sont désignés comme Données d'authentification du client. NousTalk sera considéré comme un « dépositaire de renseignements personnels » ou un « responsable du traitement » des Données d'authentification du client aux fins de l'administration de l'authentification et de l'accès à la plateforme de gestion de clinique et à chacun des comptes Abonnés auxquels le Client est lié. Les Données d'authentification du client ne seront pas considérées comme des Données de l'Abonné. De plus, aux fins des Données d'authentification du client, NousTalk ne se qualifie pas comme « entité couverte » car les Données d'authentification du client ne sont pas considérées comme des renseignements personnels sur la santé. NousTalk assume la responsabilité de la protection des Données d'authentification du client et ne divulguera pas les Données d'authentification du client à aucun Abonné sans le consentement préalable du Client. NousTalk sera responsable de s'assurer que seuls les Clients qui se sont authentifiés avec succès et qui sont liés à un compte Abonné spécifique sont autorisés à accéder à ce compte Abonné.

Emplacement de stockage

Les services de NousTalk sont hébergés sur l'infrastructure AWS et résident dans la région selon le pays de pratique de votre fournisseur de soins de santé : les Données des clients pour les fournisseurs canadiens sont traitées et stockées au Canada, conformément à la LPRPDE et aux lois provinciales applicables sur la confidentialité de la santé (y compris la LPRPS et la loi 25 du Québec) ; les Données des clients pour les fournisseurs américains sont traitées et stockées aux États-Unis, conformément à la HIPAA et en vertu d'un accord d'associé commercial avec notre fournisseur d'infrastructure.

Le traitement des données peut soumettre les données aux lois et cadres réglementaires de la juridiction dans laquelle elles sont traitées. Des mesures de protection appropriées sont en place pour protéger la confidentialité et l'intégrité des informations, conformément à la législation applicable en matière de vie privée. En utilisant ces fonctionnalités, vous reconnaissez et consentez à la possibilité d'un traitement limité des données en dehors du Canada aux fins de fournir ces fonctionnalités améliorées. Nous exigeons de tous nos centres de données et fournisseurs de services qu'ils maintiennent un niveau élevé de sécurité et qu'ils se conforment aux lois applicables en matière de vie privée.

Droits des clients

Les Clients ont certains droits concernant leurs Données des clients, qui peuvent inclure le droit de savoir quelles informations votre clinique Abonnée possède à votre sujet, de corriger toute Donnée des clients inexacte, d'obtenir un relevé de vos Données des clients et, dans certaines circonstances, de supprimer ou de retirer vos Données des clients. Veuillez noter que les Abonnés ont des obligations légales et réglementaires strictes concernant les Données des clients et peuvent ne pas toujours être autorisés à supprimer ou à retirer les Données des clients.

Questions sur les Données des clients

Si vous avez des questions sur vos Données des clients ou souhaitez exercer l'un de vos droits de client, veuillez contacter votre clinique ou praticien Abonné. Si votre clinique ou praticien Abonné a des questions sur la gestion des Données des clients dans les Services, il peut nous contacter et nous le soutiendrons au besoin pour répondre à votre demande. Veuillez noter que, afin de maintenir une sécurité stricte de vos Données des clients, nous ne pouvons accéder aux Données des clients que sur instruction du Propriétaire du compte de l'Abonné. Si vos questions concernent vos Données d'authentification du client, vous pouvez nous contacter directement et nous répondrons à votre demande.

Partage de vos renseignements

Nous ne vendons ni ne distribuons de renseignements personnels à des tiers à leurs propres fins commerciales ou de marketing. Nous ne partagerons les renseignements personnels que nous collectons que dans les circonstances suivantes :

Fournisseurs et prestataires de services

Afin d'exploiter notre entreprise et de fournir les Services à nos Abonnés et à leurs utilisateurs, nous pouvons avoir besoin de partager une quantité limitée de renseignements personnels, y compris les Données des clients, avec nos fournisseurs et prestataires de services tiers. Avant de partager des renseignements personnels, nous nous assurons que les tiers recevant les renseignements personnels ont fourni des garanties appropriées et que les droits à la vie privée sont protégés et préservés. Certains des domaines où nous utilisons des fournisseurs et prestataires de services tiers comprennent :

Une liste des sous-traitants que nous utilisons pour le traitement des Données des Abonnés peut être trouvée ici.

Transactions d'entreprise

Nous pouvons partager des renseignements personnels dans le cadre de la négociation ou de la réalisation d'un financement ou d'une acquisition de notre entreprise, d'une fusion ou d'une amalgamation avec une autre entreprise, ou d'une vente de tout ou partie des actifs de notre société. Avant de partager des renseignements personnels, nous nous assurerons que des engagements de confidentialité et de non-divulgation appropriés sont en place. Nous ne partagerons pas les Données des clients dans ces circonstances.

Conformité aux lois

Nous pouvons divulguer des renseignements personnels aux autorités gouvernementales ou judiciaires (pour répondre à une demande, des assignations à comparaître, des enregistrements ou des procédures judiciaires) ou à d'autres tiers (comme l'exige la loi, pour nous conformer à nos obligations légales et réglementaires, ou pour protéger et sécuriser nos intérêts, droits et nos actifs), pour faire respecter les exigences de sécurité, ou pour répondre à une urgence qui, selon nous, de bonne foi, nous oblige à divulguer des renseignements personnels. Dans de tels cas, nous examinons attentivement une demande pour nous assurer qu'elle est conforme à la loi applicable; si nous considérons que la demande est trop large, nous pouvons essayer de la réduire pour minimiser la portée de la demande et, si cela est permis, nous ferons tout effort raisonnable pour vous donner autant de préavis et de détails que possible concernant la divulgation de vos renseignements personnels, quelles informations ont été divulguées et pourquoi. Nous ne divulguerons pas les Données des clients à moins que la loi ne l'exige.

Partage des données d'authentification du client

NousTalk ne partagera pas vos Données d'authentification du client avec aucun des Abonnés avec lesquels vous, en tant que client, choisissez de lier votre compte.

Données anonymisées / agrégées

NousTalk peut utiliser des algorithmes générés par ordinateur pour recueillir des informations anonymes et agrégées à partir des Données des Abonnés afin d'aider à notre développement et amélioration continus des Services, et à des fins d'analyse ou de compilation de données statistiques. Nous nous assurerons que ces informations individualisées anonymisées ne sont pas partagées en dehors de NousTalk sans le consentement de l'Abonné, mais nous sommes autorisés à partager des analyses agrégées sur l'utilisation des Services.

Sécurité

Nous prenons des mesures raisonnables, y compris des barrières pare-feu, des techniques de cryptage SSL/TLS et des procédures d'authentification, pour aider à protéger les renseignements personnels contre la perte accidentelle, le vol, l'utilisation abusive et l'accès, la divulgation, l'altération et la destruction non autorisés. De plus, nous limitons l'accès aux Données des Abonnés aux employés, agents, contractants et autres tiers qui ont un besoin commercial de les connaître. Nous protégeons vos renseignements personnels, y compris les Données des clients stockées dans notre plateforme, en :

Bien que nous utilisions des mesures standard de l'industrie pour protéger vos informations, aucune communication électronique ne peut jamais être complètement sécurisée. Vous partagez la responsabilité de la protection de vos renseignements personnels en définissant un mot de passe fort et en gardant votre nom d'utilisateur et votre mot de passe confidentiels, ainsi qu'en utilisant les fonctionnalités de sécurité disponibles pour vous et selon vos besoins.

Période de conservation

Nous conservons les renseignements personnels uniquement aussi longtemps que nécessaire pour atteindre nos objectifs déclarés, ou comme l'exige la loi applicable. Par exemple, les coordonnées et les informations de facturation sont conservées aussi longtemps qu'un compte Abonné est actif et pendant une période raisonnable après sa désactivation au cas où vous ou votre Abonné souhaiteriez réactiver le compte, ainsi que pour permettre à NousTalk de respecter les exigences légales et les politiques internes de conservation des dossiers. Les informations de compte utilisateur peuvent également être conservées si nécessaire pour nous conformer à nos obligations légales, résoudre des litiges ou maintenir notre relation avec un Abonné.

Si vous êtes un client de l'une de nos cliniques Abonnées, veuillez contacter votre clinique ou votre praticien pour obtenir des informations sur la période de conservation de vos Données des clients.

Transferts internationaux

Les renseignements personnels peuvent être transférés et traités au Canada et aux États-Unis. Avant de transférer vos renseignements personnels, nous nous assurons que des garanties appropriées sont en place et que vos droits à la vie privée sont protégés et préservés. Ces garanties peuvent inclure l'existence d'une décision d'adéquation de l'UE, la certification et l'adhésion au Cadre de protection des données UE-États-Unis, au Cadre de protection des données Suisse-États-Unis et à l'Extension britannique des Cadres de protection des données UE-États-Unis, les Clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne, l'Accord international de transfert de données approuvé par le Bureau du Commissaire à l'information au Royaume-Uni, les règles d'entreprise contraignantes ou d'autres mécanismes juridiques pour protéger les renseignements personnels transférés.

Vos droits

Les individus ont certains droits concernant leurs renseignements personnels. Ces droits sont énoncés ci-dessous. Si vous êtes un client de l'une de nos cliniques Abonnées, veuillez contacter votre clinique ou votre praticien pour exercer l'un de ces droits concernant vos Données des clients. Pour exercer vos droits sur vos Données d'authentification du client, veuillez Nous contacter.

Correction et suppression

Nous ferons des efforts raisonnables pour nous assurer que les renseignements personnels que nous collectons auprès de vous sont exacts et complets. Vous pouvez mettre à jour, corriger ou supprimer les informations de votre compte à tout moment en vous connectant à votre compte utilisateur et en modifiant vos renseignements personnels, y compris vos préférences pour recevoir des messages de notre part. Vous pouvez également mettre à jour, corriger ou supprimer vos renseignements personnels en nous contactant comme indiqué ci-dessous.

Retrait du consentement

Lorsque nous nous sommes appuyés sur votre consentement pour utiliser vos renseignements personnels, vous avez le droit de retirer ce consentement à tout moment en nous contactant comme indiqué ci-dessous, ce à quoi nous donnerons effet rapidement. De plus, tous nos messages marketing par courriel contiennent la possibilité de vous « désabonner » automatiquement de nos listes de diffusion et messages marketing.

Accès et portabilité

Vous avez le droit de demander un relevé des renseignements personnels que nous avons collectés à votre sujet et de demander que les informations soient fournies dans un format électronique structuré et couramment utilisé (le cas échéant et techniquement faisable). Il peut y avoir des cas où nous ne pouvons pas vous fournir certaines informations vous concernant si cela signifierait la divulgation de renseignements personnels d'une autre personne ou d'autres informations confidentielles, ou si cela compromettrait nos systèmes de sécurité. Si vous avez besoin d'accéder à vos renseignements personnels, veuillez Nous contacter. Nous vous répondrons dans les trente (30) jours suivant la réception de votre demande. Nous pouvons facturer des frais lorsque la loi applicable le permet.

Restriction et opposition

Dans certaines circonstances limitées, les individus dans l'UE, en Suisse ou au Royaume-Uni peuvent demander que nous restreignions notre utilisation de leurs renseignements personnels et, lorsque nous nous appuyons sur des intérêts légitimes comme base juridique pour utiliser vos renseignements personnels, vous avez le droit de vous opposer à cette utilisation. Dans ces cas, nous pouvons être tenus de ne plus utiliser vos renseignements personnels; cependant, cela peut signifier que certains composants de nos Services ne peuvent pas vous être rendus disponibles. Si vous souhaitez exercer votre droit de restriction ou d'opposition, veuillez Nous contacter.

Plaintes

Vous avez le droit de déposer une plainte auprès d'une autorité de surveillance (c.-à-d. l'autorité publique indépendante responsable de la surveillance des lois sur la protection des données dans votre pays). Vous pouvez également contacter le Commissaire à l'information et à la protection de la vie privée de l'Ontario (pour les questions relatives à l'Ontario) (https://www.ipc.on.ca/), la Commission d'accès à l'information du Québec (pour les questions relatives au Québec) (https://www.cai.gouv.qc.ca/), ou le Commissaire à la protection de la vie privée du Canada (pour les questions internationales et interprovinciales) (http://www.priv.gc.ca/).

Nous contacter

Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant notre Avis de confidentialité et nos pratiques en matière de vie privée, veuillez nous contacter.