Comment informer vos clients que vous utilisez l’IA pour vos notes

Avec un modèle de consentement gratuit

Pourquoi la divulgation est importante, quoi dire, comment bien le dire — en plus d'un exemple de consentement personnalisable que vous pouvez adapter à votre pratique.

Vous avez commencé à utiliser un outil d'IA pour vous aider avec vos notes — peut-être qu'il transcrit la séance, peut-être qu'il rédige une note d'évolution que vous révisez ensuite. Il vous fait gagner un temps précieux, et votre documentation est plus uniforme. Puis une question discrète fait surface : mes clients sont-ils au courant, et comment leur en parler sans que ce soit gênant?

C'est une préoccupation tout à fait légitime. La relation thérapeutique repose sur la confiance, et les clients sont, à juste titre, sensibles à la question de savoir qui — ou quoi — a accès à ce qu'ils partagent. La bonne nouvelle, c'est que, bien menée, cette conversation est simple et peut même renforcer la confiance. Voici pourquoi la divulgation est importante, ce qu'il faut aborder, comment le dire, et un modèle de consentement que vous pouvez personnaliser.

Comment divulguer l'utilisation de l'IA — et pourquoi est-ce important?

La divulgation peut être aussi simple qu'une brève conversation accompagnée d'un consentement écrit que le client signe — idéalement à l'admission, ou avant que vous n'utilisiez l'outil avec lui pour la première fois. Vous expliquez en termes clairs ce que fait l'outil, ce que cela implique pour ses renseignements, et qu'il peut refuser. Le document écrit atteste que la conversation a eu lieu et ce qui a été convenu.

Son importance tient à quelques éléments :

• C'est une attente déontologique. Les récentes orientations des ordres professionnels vont toutes dans le même sens. Les orientations déontologiques 2025 de l'American Psychological Association concernant l'IA en psychologie clinique présentent le consentement éclairé et la transparence comme des obligations fondamentales — informer les clients du moment et de la manière dont l'IA est utilisée, dans un langage clair et culturellement adapté, et offrir des solutions de rechange. Les recommandations de l'American Counseling Association à l'intention des conseillers vont dans le même sens, en insistant sur la transparence et sur le fait que le professionnel agréé demeure responsable des décisions et des résultats.

• Cela fait partie du consentement éclairé. Les clients consentent à la façon dont leurs soins et leurs renseignements sont gérés. Un outil d'IA qui enregistre les séances ou traite ce qu'ils vous confient constitue un élément important de ce portrait, et non un détail administratif.

• C'est une question de confidentialité. Si l'outil traite des renseignements médicaux protégés, vous avez probablement besoin d'une entente avec le fournisseur qui respecte vos obligations en matière de confidentialité (aux États-Unis, une Business Associate Agreement en vertu de la HIPAA; au Canada, des ententes conformes à la LPRPDE ou à la loi de votre province). La divulgation aux clients vient s'ajouter — et non se substituer — à la mise en place adéquate de ces protections auprès du fournisseur.

• Cela protège la relation. La plupart des gens sont bien plus à l'aise avec un outil dont on les a informés qu'avec un outil qu'ils découvrent. La transparence dès maintenant évite une rupture plus tard.

Une règle générale utile : si un client serait surpris d'apprendre comment ses renseignements sont gérés, c'est le signe que cela aurait dû être divulgué.

Quoi inclure dans la conversation

Vous n'avez pas besoin d'un script, mais une bonne divulgation couvre un ensemble prévisible de points. Efforcez-vous d'aborder chacun d'eux dans un langage qu'une personne non clinicienne pourrait comprendre :

• Ce qu'est l'outil et ce qu'il fait. Par exemple, « j'utilise un outil qui m'aide à rédiger mes notes » ou « qui enregistre et transcrit notre séance afin que je puisse me concentrer sur vous plutôt que sur la rédaction ».

• Quels renseignements il traite. S'il capte l'audio, une transcription, ou seulement les notes que vous saisissez — et si quoi que ce soit est enregistré.

• Qui le fournit et comment leurs renseignements sont protégés. Que le fournisseur est lié par une entente l'obligeant à protéger leurs données, qu'elles sont stockées de façon sécurisée, et combien de temps les enregistrements ou les transcriptions sont conservés.

• Que vous demeurez aux commandes. L'IA assiste; vous révisez, modifiez et approuvez chaque note, et toutes les décisions cliniques vous reviennent. Cette assurance compte plus que presque tout le reste.

• Si leurs données servent à entraîner l'IA. De nombreux clients veulent le savoir. Soyez en mesure de dire clairement que ce n'est pas le cas — à moins qu'ils n'y aient consenti séparément.

• Leurs choix. Que l'utilisation de l'outil est volontaire, qu'ils peuvent refuser ou retirer leur consentement à tout moment, que vous utiliserez alors la prise de notes habituelle, et que leurs soins ne seront pas touchés dans un cas comme dans l'autre.

• Où adresser leurs questions. Un nom et un moyen de joindre quelqu'un.

Si vous ne pouvez pas encore répondre à l'un de ces points au sujet de votre propre outil — en particulier ceux touchant la confidentialité et l'entraînement des données —, il vaut la peine de régler cela avant de divulguer, et non après.

Comment parler de l'utilisation de l'IA avec les clients : pratiques exemplaires

Le contenu n'est que la moitié de la démarche; la façon de le présenter est l'autre moitié. Quelques principes permettent de garder la conversation naturelle et propice à la confiance.

• Commencez par le "pourquoi", formulé en fonction d'eux. "Je veux être pleinement présent avec vous plutôt que plongé dans la prise de notes " passe mieux qu'une description technique. Reliez l'outil à leurs soins.

• Utilisez un langage simple, sans jargon. Évitez "LLM ", "scribe ambiant " et "traitement du langage naturel ". Dites ce que l'outil fait avec des mots de tous les jours.

• Soyez factuel, sans vous excuser. Votre ton calme et transparent indique qu'il s'agit d'un choix réfléchi et éthique — et non de quelque chose dont il faudrait avoir honte.

• Rendez le refus vraiment facile. Dites clairement que refuser est tout à fait acceptable et ne changera rien à leurs soins. Un refus qui semble réel est ce qui rend le consentement significatif.

• Invitez les questions et vérifiez la compréhension. "Quelles questions avez-vous à ce sujet? "vaut mieux que "Est-ce que ça va? ". Laissez de la place aux préoccupations, surtout chez les clients ayant des inquiétudes liées à la vie privée ou des antécédents de traumatisme liés à la surveillance.

• Choisissez le bon moment. Abordez-le à l'admission ou avant la première utilisation, lorsqu'il y a de l'espace pour en parler — et non à la hâte dans les deux dernières minutes d'une séance.

• Consignez la conversation. Notez que vous en avez discuté et ce qui a été décidé, et conservez le consentement signé au dossier.

• Revenez-y lorsque les choses changent. Si vous changez d'outil ou modifiez la façon dont les données sont gérées, c'est une nouvelle conversation, et non quelque chose qui se règle une fois pour toutes.

Une explication brève, assurée et humaine fait généralement plus pour la confiance qu'une longue récitation juridique. Vous incarnez exactement le type d'ouverture sur lequel repose la relation.

Exemple de consentement à l'utilisation d'outils d'intelligence artificielle (IA) dans vos services de thérapie

Pour vous faciliter la tâche, nous avons inclus un modèle de consentement gratuit et personnalisable — offert sous forme de document Word modifiable et de PDF prêt à imprimer. Il est rédigé dans un langage clair, destiné au client, et structuré autour des points ci-dessus :

• Une brève description, en langage clair, de la façon dont l'IA est utilisée dans les soins du client.

• Comment ses renseignements sont protégés, stockés et conservés — avec un espace réservé pour votre entente avec le fournisseur.

• Une déclaration claire indiquant que vous révisez et approuvez tout, et que les données ne servent pas à entraîner l'IA sans consentement distinct.

• Une section de choix volontaire avec options de consentement ou de refus.

• Des lignes de signature pour le client, un parent ou tuteur le cas échéant, et le clinicien.

Le modèle utilise des espaces réservés entre crochets — [nom de l'outil], [fournisseur], [période de conservation], et ainsi de suite — afin que vous puissiez y insérer vos précisions. Considérez-le comme un point de départ, et non comme un document juridique achevé : adaptez la formulation à vos services, et vérifiez-le au regard des exigences de votre ordre professionnel et des lois sur la protection de la vie privée là où vous exercez avant de l'utiliser. Il vise à vous éviter la page blanche, et non à remplacer votre propre jugement (ou celui de votre avocat).

Où vos outils peuvent aider

Une fois qu'un client a consenti, la question pratique consiste à garder ce consentement — et la conversation qui l'entoure — relié au reste du dossier. Conserver le formulaire signé avec le dossier du client, et noter dans votre documentation que la discussion a eu lieu, fait en sorte que le consentement est facile à retrouver si une question survient un jour. Dans NousTalk, vous pouvez conserver un consentement signé avec le dossier d'un client et consigner la divulgation dans vos notes, afin que la paperasse et les soins restent au même endroit plutôt que dispersés dans différents dossiers.

Conclusion

Annoncer à vos clients que vous utilisez l'IA pour vos notes n'est pas un obstacle à franchir — c'est un petit geste de transparence qui s'inscrit naturellement dans la confiance que vous bâtissez déjà. Expliquez ce que fait l'outil, gardez-vous clairement aux commandes du dossier, rendez le refus vraiment facile, et consignez ce qui a été convenu. Faites cela, et la plupart des clients apprécieront cette honnêteté.

Téléchargez le modèle de consentement ci-dessous, adaptez-le à votre outil et à votre territoire, et vous aurez la conversation — et la documentation — prêtes à l'emploi.

Téléchargez le modèle

Inclus avec cet article :

Exemple de modèle de consentement à l'IA — un consentement personnalisable, destiné au client, pour l'utilisation d'outils d'IA dans les services de thérapie, en deux formats : un document Word modifiable que vous pouvez adapter, et un PDF prêt à imprimer dans le style NousTalk.

(Les espaces réservés entre crochets indiquent ce qu'il faut personnaliser. C'est un modèle, pas un avis juridique.)

Pour aller plus loin / Sources

• Ethical Guidance for AI in the Professional Practice of Health Service Psychology — American Psychological Association

• Recommendations for Practicing Counselors and Their Use of AI — American Counseling Association

• Business Associates — U.S. Department of Health & Human Services (HIPAA)

• Business Associate Contracts (sample provisions) — U.S. Department of Health & Human Services

• Ethical Decision-Making Guidelines for Mental Health Clinicians in the AI Era — PMC

Cet article est fourni à des fins éducatives générales et ne constitue pas un avis juridique, clinique ou de conformité. L'exemple de consentement est un modèle de départ, et non un document juridique validé. Confirmez vos obligations auprès de votre organisme de réglementation (votre ordre, conseil ou association) et des lois sur la protection de la vie privée qui s'appliquent là où vous exercez, et envisagez une révision juridique avant d'adopter tout formulaire de consentement.