Comment démarrer une pratique privée

Une trousse complète pour les thérapeutes et les professionnels de la santé mentale

Les étapes essentielles pour lancer une pratique en santé mentale — des fondations de l’entreprise à sa croissance — ainsi qu’une trousse gratuite à télécharger pour vous accompagner.

Points à retenir

• Démarrer une pratique privée est un projet d’envergure, mais il se divise en étapes faciles à gérer : établir les fondations de l’entreprise, mettre en place les opérations, développer votre présence, puis planifier vos finances et votre croissance.

• Certaines démarches prennent plus de temps qu’on ne le pense — notamment l’adhésion aux régimes d’assurance — et les entreprendre tôt peut vous faire gagner plusieurs mois.

• Vous n’avez pas besoin que tout soit parfait avant d’ouvrir vos portes; vous devez surtout mettre en place les éléments essentiels, puis améliorer le reste au fil du temps.

• Nous avons inclus une trousse gratuite « Démarrer une pratique privée », composée de plusieurs pages et d’une liste de vérification pour chacune des étapes.

Démarrer une pratique privée est l’une des étapes les plus stimulantes de la carrière d’un clinicien… mais aussi l’une des plus exigeantes.

Vous maîtrisez votre travail clinique. Soudainement, vous devez aussi réfléchir à la structure juridique de votre entreprise, aux démarches d’accréditation, à votre site Web et à votre trésorerie. Cela peut sembler énorme et il est facile de rester paralysé devant l’ampleur de la tâche.

La bonne nouvelle, c’est que le chemin est bien connu, et que la majeure partie du travail consiste simplement à planifier et à s’organiser.

Découpé en étapes, le projet « démarrer une pratique privée » devient une liste de tâches plutôt qu’une montagne à gravir.

Cet article présente les principaux éléments à mettre en place, et la trousse offerte à la fin vous fournit une fiche de travail pour chacune de ces étapes.

Les fondations de votre pratique et la planification

Avant de dépenser le moindre dollar, définissez clairement ce que vous souhaitez bâtir et assurez-vous que vous êtes autorisé à le faire.

Commencez par vérifier que votre permis d’exercice est valide, en règle et qu’il vous permet d’exercer de façon autonome dans la juridiction où vous souhaitez travailler. Certaines provinces, certains territoires ou certains États imposent des exigences particulières quant à la pratique indépendante.

Définissez ensuite votre orientation : les clientèles que vous souhaitez accompagner, les problématiques que vous désirez traiter et les services que vous comptez offrir.

Préparez ensuite un plan d’affaires simple comprenant votre vision, vos services, vos honoraires, votre charge de travail visée et une estimation de votre seuil de rentabilité.

Il n’a pas besoin d’être complexe; il doit simplement être réaliste.

Les démarches administratives suivent naturellement :

• choisir un nom pour votre pratique et vérifier sa disponibilité;

• déterminer votre structure juridique (entreprise individuelle, LLC, PLLC ou société constituée en personne morale — une décision qui mérite souvent les conseils d’un avocat ou d’un comptable);

• enregistrer officiellement votre entreprise.

Vous devrez également obtenir les identifiants nécessaires :

• un National Provider Identifier (NPI) de type 1 à titre individuel;

• un NPI de type 2 si vous créez une entité;

• ainsi qu’un numéro d’identification fiscale (EIN).

Enfin, ouvrez un compte bancaire distinct pour votre entreprise afin de séparer vos finances personnelles dès le premier jour.

Les éléments essentiels à mettre en place

Cette étape constitue la base opérationnelle de votre pratique — les systèmes et les documents qui vous permettront de respecter vos obligations tout en demeurant bien organisé.

Souscrivez une assurance responsabilité professionnelle (malpractice) et envisagez également une assurance responsabilité civile commerciale.

Choisissez un logiciel de gestion de cabinet ou un dossier médical électronique (DME/EHR) pour gérer les dossiers, les rendez-vous et la facturation.

Assurez-vous de respecter les exigences relatives à la protection des renseignements personnels et de conclure les ententes appropriées avec tout fournisseur ayant accès aux renseignements de vos clients.

Aux États-Unis, cela signifie généralement la signature d’un Business Associate Agreement (BAA) conformément à la HIPAA.

Au Canada, vos pratiques doivent respecter la LPRPDE (PIPEDA) ainsi que les lois provinciales applicables.

Préparez également vos principaux documents :

• formulaire de consentement éclairé;

• formulaires d’accueil;

• avis de confidentialité;

• politique financière;

• politique d’annulation.

Déterminez ensuite vos honoraires.

Si vous prévoyez accepter des assurances, c’est le moment de compléter votre profil CAQH et d’entreprendre les démarches d’accréditation.

Celles-ci peuvent prendre de quelques semaines à plusieurs mois.

Commencer trop tard demeure l’une des principales causes de retard lors de l’ouverture d’une nouvelle pratique.

Intégrer la télésanté

Si vous comptez offrir des consultations virtuelles — comme la majorité des pratiques aujourd’hui — quelques préparatifs supplémentaires assureront une expérience sécuritaire et fluide.

Vérifiez d’abord que votre permis d’exercice vous autorise à offrir des services de télésanté, ainsi qu’aux endroits où se trouvent vos clients.

Choisissez une plateforme de vidéoconférence offrant les protections appropriées en matière de confidentialité et concluez les ententes nécessaires.

Testez votre équipement, votre connexion Internet ainsi que l’espace où vous offrirez vos séances.

Préparez un formulaire de consentement spécifique à la télésanté couvrant les avantages, les limites et les risques de cette modalité.

Établissez également un protocole de sécurité :

• confirmer l’emplacement physique du client au début de chaque séance;

• conserver les coordonnées des services d’urgence de sa région.

Portez une attention particulière aux règles applicables lorsque vous exercez dans plusieurs juridictions, puisqu’elles dépendent généralement de l’endroit où se trouve le client, et non du vôtre.

Enfin, prévoyez une solution de rechange simple — comme un appel téléphonique — lorsque la technologie fait défaut.

Développer votre présence en ligne

La plupart des clients chercheront de l’information à votre sujet avant même de communiquer avec vous.

Une présence en ligne claire, chaleureuse et simple accomplit déjà une grande partie du travail.

Réservez votre nom de domaine et créez un site Web facile à parcourir comprenant :

• une page d’accueil accueillante;

• une page "À propos" rédigée dans un langage naturel;

• une page décrivant vos services.

Expliquez clairement comment communiquer avec vous et prendre un premier rendez-vous.

Assurez-vous également que votre site fonctionne bien sur téléphone mobile et demeure accessible.

N’oubliez pas les principes de base en matière de confidentialité : ne recueillez pas de renseignements médicaux au moyen de formulaires Web non sécurisés.

Une adresse courriel professionnelle associée à votre propre domaine complète une image professionnelle dès le premier jour.

Développer votre clientèle

Au début, les références ne se présentent généralement pas toutes seules.

Un plan simple, éthique et reproductible est ce qui remplira progressivement votre horaire.

Identifiez vos principales sources de références :

• médecins;

• écoles;

• organismes communautaires;

• autres professionnels de la santé.

Développez également des relations avec des collègues susceptibles de vous référer des clients, tout en sachant que vous pourrez leur en référer également.

Mettez en place un processus efficace permettant de transformer rapidement une demande d’information en premier rendez-vous.

La rapidité et la qualité de l’accueil font une réelle différence.

Inscrivez-vous dans quelques répertoires professionnels reconnus, choisissez quelques stratégies de marketing que vous pourrez maintenir à long terme et suivez la provenance de chacun de vos nouveaux clients afin d’investir davantage dans les approches qui fonctionnent.

Optimiser votre profil professionnel

Vos profils dans les répertoires professionnels constituent souvent la première impression d’un futur client.

Assurez-vous qu’ils soient complets, cohérents et authentiques.

Ajoutez une photo professionnelle, décrivez vos domaines d’expertise et expliquez votre approche dans un langage simple permettant aux personnes de s’imaginer travailler avec vous.

Veillez à ce que votre nom, vos titres professionnels et vos coordonnées soient identiques partout où ils apparaissent.

Même de petites incohérences peuvent miner la confiance.

Gardez également à jour vos renseignements dans CAQH ainsi que vos inscriptions auprès des assureurs.

Avant de solliciter des témoignages ou des avis de clients, vérifiez toujours les règles de votre ordre professionnel, car les exigences déontologiques sont souvent plus strictes en santé mentale que dans d’autres secteurs.

Mettre en place votre cadre financier

Connaître vos chiffres avant d’ouvrir permet d’éviter une grande partie du stress des premiers mois.

Estimez vos coûts de démarrage :

• enregistrement de l’entreprise;

• assurance responsabilité;

• logiciel DME;

• site Web;

• équipement;

• services juridiques et comptables;

• marketing.

Déterminez vos honoraires, votre politique de tarifs réduits, s’il y a lieu, ainsi que vos modalités de paiement.

Mettez en place un système de tenue de livres dès la première transaction — l’aide d’un comptable est souvent un excellent investissement.

Prévoyez également vos obligations fiscales en mettant de côté une partie de vos revenus pour les impôts et les versements périodiques.

Enfin, constituez une réserve financière suffisante pour couvrir les premiers mois avant que votre clientèle atteigne son rythme de croisière.

La trousse comprend une feuille de calcul des coûts de démarrage pour vous aider à concrétiser cette étape.

Mise en œuvre et croissance

Lancez votre pratique, apprenez, puis ajustez-la.

Votre première version n’a pas besoin d’être parfaite; elle doit simplement être opérationnelle.

Fixez une date d’ouverture et envisagez une ouverture progressive.

Avant d’accueillir vos premiers clients, testez l’ensemble du parcours :

• la demande initiale;

• la prise de rendez-vous;

• les formulaires d’accueil;

• la première séance;

• le paiement.

Une fois votre pratique en activité, suivez quelques indicateurs clés :

• le nombre de demandes reçues;

• le taux de conversion en nouveaux clients;

• votre charge de travail;

• le nombre de rendez-vous manqués.

Réévaluez régulièrement vos honoraires, votre clientèle et vos services.

Protégez également votre temps grâce à des heures de travail clairement définies, de bonnes limites professionnelles et une charge de travail durable.

Poursuivez votre formation continue et vos activités de supervision ou de consultation.

Enfin, revenez à votre plan chaque trimestre afin de faire croître votre pratique de façon réfléchie.

Comment vos outils peuvent vous aider

Une grande partie des éléments présentés ci-dessus — gestion des dossiers, prise de rendez-vous, télésanté, formulaires d’accueil, paiements et documentation — dépend des outils que vous choisissez dès le départ.

Opter pour une plateforme tout-en-un regroupant la gestion de cabinet, la télésanté, la documentation et la facturation permet de réduire le nombre de connexions, le nombre d’ententes à gérer avec différents fournisseurs ainsi que la dispersion de vos informations.

NousTalk est conçu pour réunir toutes ces fonctions au même endroit afin que les tâches administratives occupent moins de temps et que vous puissiez consacrer davantage d’énergie à vos clients.

L’essentiel est de choisir une solution qui réduit les frictions et garde votre pratique centrée sur les soins.

En résumé

Démarrer une pratique privée semble immense parce qu’on a tendance à imaginer l’ensemble du projet en une seule fois.

En procédant étape par étape — fondations, mise en place, présence en ligne, finances puis lancement — le projet devient beaucoup plus réalisable.

Commencez tôt les démarches les plus longues (notamment l’accréditation auprès des assureurs), mettez en place les éléments essentiels et accordez-vous la permission d’améliorer le reste progressivement à mesure que vous gagnez en expérience.

Téléchargez la trousse ci-dessous, commencez par la première étape et cochez quelques éléments dès aujourd’hui.

Dans un an, vous serez heureux d’avoir commencé.

Télécharger la trousse

Inclus avec cet article :

• Trousse "Démarrer une pratique privée" — un cahier de planification gratuit de plusieurs pages comprenant une liste de vérification pour chacune des étapes : fondations de l’entreprise, mise en place des éléments essentiels, télésanté, présence en ligne, acquisition de clientèle, optimisation du profil professionnel, cadre financier (avec une feuille de calcul des coûts de démarrage) ainsi que mise en œuvre et croissance.

(PDF prêt à imprimer. Offert à des fins d’information générale seulement — vérifiez toujours les exigences applicables auprès de votre ordre professionnel et de vos conseillers.)

Pour aller plus loin / Sources

• Choose a Business Structure — U.S. Small Business Administration

• Apply for a National Provider Identifier (NPI) — NPPES, Centers for Medicare & Medicaid Services

• CAQH ProView — plateforme de gestion des données d’accréditation des fournisseurs

• Apply for an Employer Identification Number (EIN) — Internal Revenue Service

• HIPAA for Professionals — U.S. Department of Health & Human Services

Cet article est fourni à des fins d’information générale uniquement et ne constitue pas un avis juridique, financier, fiscal ou réglementaire. Les exigences liées au démarrage d’une pratique varient selon la profession et la juridiction. Vérifiez toujours vos obligations auprès de votre ordre professionnel, organisme de réglementation ou association, ainsi que les lois applicables dans votre lieu d’exercice. Il est également recommandé d’obtenir des conseils juridiques et comptables avant de lancer votre pratique.